Catatan untuk sekretaris

Beberapa hari yang lalu, gw ngobrol2 sama sekretaris HMIF 2006-2007 yaitu Fitrasani (sekarang jadi senator HMIF lho...)..Kak Fitra memberikan beberapa nasehat seputar kesekretariatan HMIF (mo tau lebih jelas?? liat di sini). Dan Kak Fitra juga bercerita ttg apa yang disesali selama kepengurusan kemaren. Yang disesali Kak Fitra dari kepengurusan yang dulu adalah beberapa kali kak Fitra menyimpan sendiri data atau informasi yang diketahui. Kurang publikasi lah intinya. kegiatan atau apa pun publikasinya dititikberatkan pada media atau divisinya atau panitia kegiatannya. Padahal, menurut Kak Fitra, secara tanggung jawab moral atau pribadi, sekretaris tau banyak dan harusnya menyampaikan kepada massa HMIF.

Selanjutnya, gw juga mendapatkan arahan dari Kak Iqbal. Tugas gw yang pertama adalah mengelola semua dokumen, termasuk mengklasifikasikan dokumen tersebut berdasarkan kerahasiaannya (tapi, gimana caranya?? belum kepikiran..kasih saran donk..). tugas ini berarti gw harus membagi-bagi atau mengklasifikasikan dokumen yang ada. Contohnya : yang statusnya rahasia, berarti cukup untuk konsumsi DE. status menengah, untuk konsumsi massa HMIF. status umum, semua orang boleh tau. bgitu contohnya.
tugas yang kedua, gw harus bisa mendukung arus informasi dalam HMIF. untuk point ini kayanya masih terkait dengan tugas yang pertama tadi. (klo dari contoh, mungkin yang statusnya menengah dan umum kali ya..)
tugas yang ketiga, gw harus mengurus administrasi himpunan yang berkaitan dengan dokumen. klo yang ini mungkin lebih ke surat-surat, proker, proposal, LPJ, dll).

Kalau dari LPJ kepengurusan yang kemaren, evaluasi yang bisa diambil adalah
>dokumen proker bisa jadi landasan pelaksanaan kegiatan dan landasan kontrol DPP
>untuk antisipasi RSK down, sering-sering liat RSK
>kalender kegiatan menjadi salah satu sarana divisi/biro saling mengkomunikasikan dan mongkoordinasikan kegiatan. jadi kalender kegiatan harus sering-sering di-update
>rakor diadakan minimal satu bulan sekali, untuk memfasilitasi kahim, kadiv, dan kabiro untuk koordinasi
>dokumentasi seharusnya dilakukan terpusat. (mungkin ini yang maksudnya dokumentasi tulisan, notulen, etc. ko yang kaya gini-gini harusnya sih dokumen terpusat di sekertaris. tapi mekanisme yang baik gimana ya?? taro di home?? kirim email? ato gimana?? sarannya donk..)

pas LPJ kepengurusan kmaren, Kak Roni juga berpesan. Segala pengetahuan yang didapat selama kepengurusan, harus disiapkan untuk dilimpahkan (pelimpahan dokumentasi). jangan sampe pengetahuan itu hanya untuk konsumsi pribadi.

Banyak juga ya masukan dari LPJ. heuheu..

Trus baru-baru ini, DPP mensosialisasi parameter keberhasilan ke milis. yang sampai saaat ini dapat DPP putuskan adalah, setiap proker paling tidak mengandung salah satu tujuan yang terdapat dalam AD-ART HMIF ITB, yaitu KEPROFESIAN, KEKELUARGAAN, PENDIDIKAN, dan PENGABDIAN MASYARAKAT. Selain itu, menurut gw, visi misi Iqbal sebagai Kahim juga harus tersalurkan. Tapi, sekarang gw malah jadi bingung, sekretaris ga punya proker gitu. Trus, dari arah mana, di kegiatan yang mana, kegiatan kaya apa yang harus gw lakuin agar bisa mewujudkan tujuan HMIF itu?? Pertanyaan ini mungkin akan gw jawab di tulisan gw selanjutnya, tentang gambaran divisi/biro. (tapi kan gw bukan divisi ato biro ya....hehe...)

sekian catatan yang gw bikin...untuk diri gw sendiri...untuk temen2 yang lain juga...klo ada saran-saran tentang kesekretariatan HMIF, ato pengen ngekritik cara kerja, sok aja.. langsung aja ngomong ke gw, ato ditegur gw nya...trus juga, gw mohon pengertian temen2, karena gw juga manusia...penuh dengan keterbatasan..dan manusia bisa aja lupa...jadi, tolong sering2 diingetin gw nya...

sorry nih, tulisannya panjang dan agak menjemukan...klo ada salah2 kata, maaf ya...maaf juga klo bahasa yang gw pake di sini ga formal...ditunggu kritik dan sarannya...